A marketing és a hatékonyság szorosan összefügg, ezért elkezdtem bemutatni a blogon különböző produktivitási tippeket a saját munkámból és a hétköznapjaimból. Ennek a mostani állomása az inbox zero vagy zero inbox (magyar szövegkörnyezetben az utóbbi talán jobban hangzik).
Ha még nem hallottál erről a technikáról, akkor jó ha tudod, hogy a GTD módszer (Getting Things Done) az egyik alapja. Ha még nem olvastad ezt a cikket, olvasd el mindenképp! Kattints nyugodtan a linkre, új ablakban fog megnyílni, így nem veszik el ez a cikk sem!
Jól hangzik, mit jelent?
A zero inbox használata során minden levelet feldolgozunk és archiválunk. Így egy folyton naprakész és többnyire “üres” email fiókunk lesz.
Ezt pontosan úgy képzeld el, mint a hagyományos “offline” postai leveleknél. Jön a postás és bedobja a leveleket a postaládádba. Ezeket kiveszed, felbontod és elkezded szortírozni. A számlákat és a csekkeket külön teszed, hogy befizesd őket, a fontos leveleket elrakod későbbre, a szórólapokat, érdektelen DM leveleket pedig kidobod a kukába.
A postán kapott leveleket sem fogod visszatenni a postaládádba, ugye? Akkor miért hagynád őket az online postaládádban?
A cél az, hogy a bejövő levelek között csak azok az emailek legyenek ott, amikkel foglalkozni kell, vagy persze, amik időközben frissen érkeztek. Erre való az email kliensek “Archiválás” funkciója. Az archivált leveleket a Gmail esetében az “Összes levél” címke bekapcsolásával tudod elővarázsolni, de persze a keresőben is meg tudod találni a korábbi leveleidet.
Zero inbox használata
Nézzük meg a zero inbox elméleti hátterét, és később bemutatom, hogy miket érdemes beállítani hozzá a Gmail fiókodban! Az alapok akkor is ugyanezek lesznek, ha esetleg nem Gmail-t használsz.
Így néz ki az én inboxom a nap végén:
Semmi zavaró tényező, a címkék is elrejtve maradnak addig, amíg nem érkezik új levél az adott helyre. Nálam az egyes fülek, a Kategóriák funkció teljesen ki van kapcsolva. A Gmail alapértelmezettként a következő kategóriákkal működik:
- Közösségi: Üzenetek a közösségi hálózatokból, a médiafájl-megosztó webhelyekről, az online társkeresőktől és más közösségi webhelyekről.
- Promóciók: Marketinges, érdeklődési körökkel, közösségi és politikai ügyekkel kapcsolatos, valamint más promóciós e-mailek.
- Frissítések: Személyes, automatikusan generált frissítések, például visszaigazolások, nyugták, számlák és egyenlegek.
- Fórumok: Üzenetek online csoportoktól, vitafórumokból és levelezési listákból.
Na én ezeket instant kikapcsolom minden új fióknál. Nem szeretném, hogy a Google döntse el, hogy mi hova tartozik. De ha van ehhez pro tipped, küldd el nyugodtan!
Zero inbox 5 lépésben
Az inbox zero módszer Merlin Mann találmánya, aki 5 lehetséges műveletet határoz meg a bejövő emaileknél:
1. Válaszolás (+ archiválás): ha instant meg tudod válaszolni az emailt, tedd meg és ne halogasd. Gondolj arra, hogy a másik fél lehet éppen a válaszodra várva épp megakadt a munkavégzésben. Neked lehet 20 másodperc, neki pedig nagy segítség lehet.
Pro tipp: a Gmail Beállításai között kapcsold be A “küldés és archiválás” (Send & Archive) gomb megjelenítése válaszadáskor funkciót. Ilyenkor az alapértelmezett kék Küldés gomb mellett megjelenik egy új kiemelt gomb. Ez pedig a levél elküldésekor automatikusan archiválja is a levelet az inboxból. Zseniális funkció.
2. Feladat elvégzése: ha az email kijelöl egyéb feladatokat is, akkor abból érdemes külön feladatot gyártani, ha 2 percnél több időt vesz igénybe. A percekkel kapcsolatban lehet vitatkozni, hogy kinek mi hatékony. Érdemes kitapasztalni. Nálam valahol a 3-4 perc működik. Ha egy email megválaszolása eléri az 5 percet, arra tényleg érdemes visszatérni akkor, amikor dedikáltan emailezni fogsz huzamosabb ideig. Erre visszatérek később a tippeknél.
Sokan létre szoktak hozni külön mappát a feladatoknak pl. To Do / Follow Up címmel. Ehhez a Beállítások > Beérkező levelek menüpont alatt a Postaládatípusok közül a Több postaláda opciót kell választani. Nekem ez nem vált be, túl sok idő számomra még ezt is menedzselni. Én egyszerűen minden feladatot az inboxban tartok megválaszolásig.
3. Törlés: instant törölhető levelek haszontalan információkkal (pl. spamek). Én törölni szoktam a naptár esemény értesítéseket (email szűrők beállításával automatizálni lehet) és az irreleváns hírleveleket is.
4. Delegálás: az emaileket delegáld, ha a hozzájuk tartozó feladatot nem neked kell elvégezned. Továbbítsd a megfelelő csapattagnak vagy tedd fel másolatként (cc), ha a feladó elfelejtette volna. Ez a lépés a privát levelezés során ritkán fordul elő.
5. Elhalasztás: az elhalasztás funkcióval ideiglenesen archiválni tudod az adott levelet. Be lehet állítani, hogy mikor szeretnéd, ha újra felbukkanna. Erre lehet használni különféle beépülő add-onokat, de nekem a built in Gmail megoldás tökéletesen bevált. Teljesen jók számomra az előre meghatározott idősávjai, de ha épp valami miatt nem lenne aktuális, akkor egyedileg is meg lehet adni időpontot.
Bevált tippek
A fenti 5 lépés mellé érdemes saját best practice-eket alkotni. Nekem a következők működnek:
- Napi kétszer emailezek (általában): a napot ezzel kezdem, ugyanis az emailekből csomó feladat kieshet aznapra, amikből külön feladatot kell készítenem egy projektmenedzsment szoftverben. Ilyenkor a gyorsan megválaszolható emaileket meg is válaszolom. A második email szekciót délután 3 óra környékén tartom. Ez egyrészt nekem azért hasznos, mert nem zökkent ki a munkavégzésből, másrészt a címzett még aznap választ kaphat egy korábbi levelére.
- A telefonomon és a tabletemen általában kikapcsolom a munkához köthető email értesítéseket, de hétvégén mindenképp. Sajnos ez egy plusz kellemetlen lépés, mert be kell menned az app beállításai közé és kiszedni az adott fiókot. Ha erre van pro tipped, ne tartsd magadban! 🙏 A privát levelezésekről természetesen hétvégén sem szeretnék lemaradni. Ilyen lehet egy érdekes hírlevél vagy épp egy regisztrációs folyamat jóváhagyása.
Oké, tetszik a dolog, de több száz / ezer (olvasatlan) levelem van. Mit tegyek?
Próbáld ki a következőt:
- Hozz létre egy új címkét a következő névvel: Régi inboxom / Korábbi levelek
- Ebbe a mappába tedd át az összes leveledet.
- Kész. Ezentúl a beérkező leveleidet már minden esetben a zero inbox technikával dolgozd fel.
- Kezd el kialakítani a címkéidet, és ahogy időd engedi címkézd fel a korábbi leveleket is, hogy előbb-utóbb a régi inboxod is üres legyen.
- Állítsd be a szűrőket a különféle automatizmusokhoz (pl. hírlevelekhez, számlákhoz, stb.).
Ha pedig Gmail levelek törlését szeretnéd tömegesen és okosan megtenni, akkor a link mögötti cikket ajánlom.
Hasznos volt a cikk? Szeretnél további email tippeket kapni? Mondd el a véleményed a visszajelzés során, vagy dobj egy kommentet!
