GTD módszer: útmutató a produktív munkához

Felejtettél már el fontos teendőket és határidőket? Túl sok a feladatod és a vele járó felelősség? Sokszor érzed úgy, hogy de jó lenne, ha egy nap nem csak 24 órából állna? Akkor a GTD módszer számodra is új megvilágításba helyezhet dolgokat. Ha pont az ellenkezője, egy GTD guru vagy, akkor ez a cikk most nem neked szól.

A GTD módszert, vagyis angolul a Getting Things Done használatát David Allen tanácsadó, coach vezette be a közéletbe és az üzleti életbe. Könyve magyar nyelven a HVG kiadásában jelent meg Hatékonyságnövelés stresszmentesen – GTD címmel (korábban Intézz el mindent címen futott).

A GTD fő üzenete az, hogy nem az időhiány a probléma. Egy jól rendszerezett struktúrával a feladatkezelésünk stresszmentes lehet.

A GTD-módszer folyamata

A GTD módszer 5 lépést foglal magában:

• Capture: rögzítés
• Clarify: tisztázás
• Organize: rendszerezés
• Reflect: reflektálás
• Engage: elvégzés

Nézzük meg ezeket a pontokat egyesével a saját hétköznapi példáimon keresztül.

1. Capture / rögzítés

Az első és a legfontosabb lépés, hogy minden megoldandó feladatot rögzíts, azaz ténylegesen írd fel.

Ez abban fog segíteni neked, hogy nem kell mindent fejben tartanod. Ha most ismerkedsz a módszerrel, akkor tényleg írj fel mindent, a legtriviálisabb feladatokat is. Később ebben fejlődni fogsz és észreveszed, ha mikromenedzselsz valamit. Ez azért is fontos, mert a GTD használatakor lényegében, ha egy feladatot nem írtál fel, az nem is létezik.

Én ezt leginkább a munkavégzés során látom így. A hétköznapi életben ez nem jelentkezik ennyire sarkosan. Ott már sokkal inkább megjelennek az ad-hoc jellegű tevékenységek és feladatok.

A rögzítéshez én sokféle módszert használok. Ezekből bemutatok néhányat:

• Munkához: Asana. Ezt használja a The Pitch is, ahol dolgozom.
• Magán jellegű feladatokhoz: az egyszerűbb feladatokhoz Apple Emlékeztetőket, a komplexebb feladatokhoz Notion-t is próbáltam, gyors brainstorming jellegű dolgokhoz pedig az Apple Hangjegyzetek appot (szintén iOS built in megoldás) használom.
• Projektmenedzsmenthez: 1-2 projekthez használtam vagy jelenleg is használok Trello-t, de a legtöbb esetben ezt már kiváltotta a már említett Asana vagy a Notion.
• Esemény jellegű feladatok, találkozók esetén pedig a Google Naptárt használom. Az eseményeimet, megbeszéléseimet nem viszem fel külön taskként, bőven elég számomra a naptáramban látni.
• Email: nem titok, hogyha napi 10-20-nál több email megy át a kezeden, akkor az is kijelöl feladatokat. Erre a Gmail asztali verzióját használom.

Nálam a papíralapú jegyzetelés a feladatok tekintetében nem igazán működik. Próbáltam, de valahogy nem megy. Egyedül a nagyon ad-hoc feladatokra vagy a legfontosabb heti / napi feladatokra szoktam néha egy post-itet gyártani, de ez ritka nálam.

Mindenki más appra esküszik. App választásnál, ami szerintem a legfontosabb az a gyors, megbízható szinkronizáció a különböző eszközeid között. Velem nagyon sokszor előfordult 1-2 appnál, hogy rohantam valahova, de a gépen elkezdett task nem került át a mobilomra. Idegesítő. A legtöbb népszerű appnál egyébként ez már nem állhat fenn.

2. Clarify / tisztázás

A második lépés a takarítás. Az előzőben felírt feladatok között akadhat felesleges is.

Minden task esetében kérdezd meg magadtól: “kell valamit csinálnom?” Ha a válasz egyértelműen nem, akkor kuka. De lesznek olyan feladatok is, amik később lesznek aktuálisak, vagy csak egyszer még hasznos lehet.

A nagyobb feladatok alá rendezz be részfeladatokat, azaz subtaskokat. Ha van egy nagyobb projekted, akkor így fogod átlátni, hogy éppen hol tartasz benne.

Mindig különítsd el a magánjellegű feladatokat a munkafeladatoktól, és alkosd meg az egyes kategóriáidat. A privát jegyzetekben nálam pl. ezek vannak:

• Emlékeztetők: minden gyors, napi / heti jellegű emlékeztető kategóriától függetlenül.
• Számlák: havi fizetendő számlák – recurring / ismétlődő feladatok.
• Bevásárlólista: mindig aktuális. Amit megvettem, pipálom.

A munka terén pedig projekt vagy ügyfél alapon tudsz gyorsan tisztázni és rendszerzeni.

2 perc

A tisztázás szakaszban minden feladatnál gondolj át egy fontos kérdést:

“Be tudom fejezni ezt a feladatot 2 perc alatt?”

Kis feladatok lehetnek például:

• Egy bejövő emailre adott gyors válasz.
• Egy melléklet feltöltése, kiküldése.
• Egy dokumentum aláírása.
• Egy dokumentum kinyomtatása.
• Egy utalás teljesítése.
• Egy számla befizetése.

Ha a válasz igen, akkor csináld. Ha nem, akkor haladj a következő lépésre.

Delegálás

A tisztítás szakaszban van még egy rendkívül fontos kérdés:

“Mindenképp nekem kell ezt a feladatot megcsinálnom, vagy tudom delegálni valaki másnak?”

Ha át tudod adni a feladatot, akkor tedd meg. Ha tudod, hogy valaki legalább 80%-ban olyan minőségben meg tud valamit csinálni, mint te, akkor delegálj. Ha olyan feladat jön szembe veled, amit neked kell megcsinálnod, akkor haladj tovább.

3. Organize / rendszerezés

Ok, megvannak a feladataid. Most kell őket rendszerezned, priorizálnod és ütemezned.

Ha sok (mondjuk 30-nál több) feladat van a listádon, akkor rendszerezz, kategorizálj.

A rendszerezés során olyan appot célszerű választani, aminél a következőket meg tudod tenni:

• felelős beállítása
• kategória beállítása
• bármilyen egyéb taggelési lehetőség
• határidő (akár óra beállítás is az értesítések miatt)

4. Reflect / reflektálás

Ebben a szakaszban jöhet a feladatok kiválasztása, javítása vagy törlése – ha már nem aktuális. További részfeladatokat hozhatsz létre, átütemezed a teendőket, ha valahol csúszás van vagy épp nem aktuális a feladat.

Én erre heti / kétheti etapokat szoktam szervezni. Ennél gyakoribb reflektálás már kontraproduktív lehet.

5. Engage / elvégzés, cselekvés

Get Things Done!

Itt az idő, hogy elkezd kipipálni a feladatokat a korábbi lépcsők alapján. Megvan a feladatlistád, az egyes feladatokhoz tartozó részfeladatokkal, felelősökkel és határidőkkel. Már csak a megvalósítás van hátra. Ideáig azért tudtál eljutni, mert kialakítottál egy hatékony rendszert. Egy kis gyakorlással gyorsan fogod tudni használni a GTD módszert, és nem fogod úgy érezni, hogy:

Sok hűhó semmiért?

A GTD módszer első olvasatra mikromenedzselésnek tűnik, ami nem hatékony. De nem telik borzasztóan sok időbe, hogy kialakíts egy ehhez hasonló rendszert, ami nálad működik.

A GTD továbbá segít a döntésben, hogy mit is csinálj, milyen feladatot végy elő. Nem fognak megzavarni és kizökkenteni a feladataid. Majdnem mindig tudni fogod, hogy mikor mit csinálj.

Az egészben a lényeg a tehermentesítés. Hogy ne kelljen mindenre emlékeznem. A befektett idő a hatékonyságnál fog visszaköszönni.

Szinte biztos, hogy a most bemutatott módszert te is használod valamilyen formában, ezért nem jelenthet gondot egy extra struktúra felállítása.

Ez a cikk a saját best practice-jeimet mutatta be. Tudod, ahány ház annyi szokás, ahány munka, annyi rendszer. Neked kell kialakítanod az ideális workflowt, ami a feladatok rendszerezésében is megjelenik.

Teszteld le a különböző to-do appokat, nézd meg és próbáld ki azokat is, amelyeket javasoltam: iOS esetén Emlékeztetők (Reminders). Android esetén ennek a Google Tasks / Keep a megfelelője. Projektmenedzsmenthez ajánlom az Asana-t vagy a Trello-t. Mindenhez is pedig a Notion-t. Az utóbbival vigyázz: nagyon rá lehet függni a Notion-ra, főleg ha szereted az ilyesmit.

Összefoglalva:

A GTD módszer során ne feledjük el a 20/80-as szabályt sem miszerint a feladataink 20%-ból származik az eredményeink 80%-a. Ez a Pareto-elv lényege.

Neked mi vált be? A cikk visszajelzésekor nyugodtan fejtsd ki a véleményed. Ha másnak is hasznos lehet, hagyj bátran egy kommentet!