Mit jelent az archiválás?
Az emailek archiválása során eltávolítjuk a leveleket a beérkezők közül, hogy azokat egy különálló, mégis könnyen hozzáférhető helyen tároljuk.
Az archívum minden email kliensben egy szeparált helyen található meg. Gmail alatt ez az “Összes levél“, más szolgáltatók Archívumként is hívják.
Az archiválás, mint funkció a zero inbox módszer alapja.
Hogyan kell archiválni?
Desktopon mi sem egyszerűbb. Csak kattints a legelső ikonra ⬇️, az lesz az Archiválás.
Mobilon a levél olvasásakor is az első ikont kell keresned, de az inbox egy kicsit trükkösebb. A Gmail app beállításaiban érdemes így setupolni, nekem ez bevált:
- Balról jobbra húzva: archiválás
- Jobbról balra húzva: törlés
Miért érdemes archiválni az emaileket?
Az archiválás mellett csak érvelni tudok, ellene nem igazán tudok felhozni semmit:
- Egy “tiszta” és rendezett email fiókot sokkal könnyebb átlátni és kezelni
- Nem vesznek el a fontos adatok egy véletlen törlés következtében
- Könnyen hozzáférhetők maradnak a levelek a beépített kereső segítségével
- Az adminisztráció mellet jogi szempontból is érdemes megőrizni a leveleket
A cél az, hogy a bejövő levelek között csak azok az emailek legyenek ott, amikkel foglalkozni kell! Mondok néhány példát:
- Ha kaptál egy számlaértesítőt / díjbekérőt, akkor azt az emailt a befizetés után archiváld! Ha a beérkezők között hagyod, 2 hét múlva nem fogsz már emlékezni arra, hogy vajon befizetted-e.
- Üzleti megkeresésed érkezett? Ha árajánlatot adtál / feldolgoztad a kéréseket, archiválj és tudod, hogy a válasz megérkezésééig nincs vele további teendőd.
- Továbbítanod kell egy dokumentumot egy harmadik fél számára? Csatold a fájlokat és továbbítással egyúttal archiváld a levelet.
- Ha felhasználtad a kedvenc webáruházadtól kapott kupont, akkor szintén archiválhatsz, de ebben az esetben inkább töröld, mivel nem lesz szükséged többé az emailre.
Röviden: ha lezárult a levélhez köthető feladat / esemény / folyamat, akkor archiválj. Ha nem fontos többé a levél, akkor töröld. A Gmail levelek tömeges és okos törlésére is találsz cikket a blogon.
Archivált levelek visszaállítása (Gmail)
Véletlen nyomtál az archiválásra? Nem csak megkeresni szeretnéd a levelet, hanem visszahelyezni a beérkezők közé, mert később még dolgod lesz vele?
A Gmail* fiókodban a bal oldali “Összes levél” menüpont alatt találod meg az archivált leveleket. Illetve, ha fel vannak címkézve, akkor az adott címke alatt is.
- *Mindenkit buzdítok a Gmail használatára. Szerintem ez a leghatékonyabb, legtöbb hasznos funkcióval rendelkező email kliens, főleg céges levelezésre. Google Workspace néven keresd.
Nem jelenik meg az Összes levél almenü?
Lehet, hogy le kell nyitnod a menüt a bal oldalon található nyíl ikonnal. Ha így sem találod, akkor be kell kapcsolnod a funkciót, ami egy kicsit el van rejtve a beállításokban. A Beállításokban a Címkék menüpont alatt állítsd be az Összes levél megjelenítését. Ekkor a baloldali menüsávban megjelenik egy “Összes levél” gomb.
Erre nyomj rá, és a Gmailedben található összes levél látható lesz. Ha nem találod ezt az opciót, akkor a fenti keresősávba csak egyszerűen írd be a következőt: label:all mail
Gyorslink, ami egyből odavisz: https://mail.google.com/mail/u/0/#search/label%3Aall+mail
Ezután próbáld a feladó vagy a tárgy mező alapján azonosítani a keresett levelet. Majd kattints rá és nyomd meg az ikonok közül az Áthelyezés a Beérkező levelek mappába gombot. Egy dobozban lévő lefelé mutató nyíl ikont keress, valami ilyesmit: ⬇️
- Összegezve, én nem csak akkor javaslom az archiválást, ha sokat emailezel, hanem úgy egyébként is. Ezzel a technikával mindig tudni fogod, hogy van-e még teendőd egy adott levéllel (pl. biztos befizettem a számlát?).
