📨

Email írás szabályai: email etikett

Bármilyen meglepőnek tűnik, az emailezésnek is vannak íratlan szabályai, amikre nem árt odafigyelni. Főleg, ha sokat emailezel. Ezeket gyűjtöttem össze néhány saját tipp kíséretében.
📨

Email írás szabályai: email etikett

Bármilyen meglepőnek tűnik, az emailezésnek is vannak íratlan szabályai, amikre nem árt odafigyelni. Főleg, ha sokat emailezel. Ezeket gyűjtöttem össze néhány saját tipp kíséretében.

Az email nem egy hagyományos postai levél. Teljesen más a stílusa, felépítése, terjedelme, meg persze nem papírra írjuk. Ezért ha nem jól használod, akkor bizony kellemetlenséget is okozhatsz magadnak, na meg másoknak is. Ezért most röviden összegyűjtöttem, hogy mire érdemes figyelni elektronikus levelek küldésekor.

Az email célja a gyors, rövid, sallangmentes és hatékony kommunikáció.

Kezdjük az alapokkal, majd lentebb 1-2 személyesen bevált tippet is olvashatsz.

A levél tartalma

Az email legyen tömör (amennyire csak lehet), jól strukturált, átlátható!

  • Nem kell hosszú, többszörösen összetett mondatokkal kínoznod a másikat.
  • Minden gondolatot nyugodtan kezdj új sorban.
  • Sokkal könnyebben feldolgozható lesz az információ.
  • Ugye?

A hatékonyság érdekében ne akarj túl sok információt átadni, és ne is kérdezz túl sokat. Ha mégis több kérdésre szeretnél választ kapni, mert összetartoznak, akkor számozd be a kérdéseket. Így a válaszadó jobban át tudja látni, és ha nem szükséges mindenre válaszolnia, akkor tud hivatkozni az egyes sorszámokra.

Ha hosszú percekig tart elolvasni, feldolgozni és megválaszolni egy emailt az összetettsége miatt, akkor nyugodtan írj bele a feladó levelébe egy másik színnel. Ilyenkor csak tájékoztasd a válaszodban, hogy beleírtál a korábbi emailbe és lentebb találhatók a válaszaid, például pirossal. Valahogy így:

Szia! Beleírtam az emailedbe pirossal!

Egy email egy cél.

Mit jelent ez? Ha már egy ideje levelezel valakivel, de teljesen új témát szeretnél felhozni (új feladat, új hónap, új megrendelés), akkor nyiss egy új emailt, ne a korábbi threadet folytasd. Így sokkal könnyebben visszakereshetők lesznek az információk.

A feladó

A feladónál igaz az örökérvényű mondás: az első benyomás fontosabb, mint hinnéd!

Mellőzd a becenevet, évszámot és egyéb komolytalannak tűnő email címeket! Főleg ha fontos magán- vagy munkaügyben levelezel.

Ha nem saját vagy vállalati email szolgáltatót használsz, akkor maradj a nagy klasszikusoknál: Gmail, iCloud, Outlook, Yahoo, Protonmail (privacy freakeknek). A Citromail, a Freemail és az Indamail kerülendő. Meglepő, de ma napig találkozni ezekkel.

A tárgy

Milyen a tökéletes tárgy mező? Röviden tartalmazza, hogy miért írunk, mi a levél fő témája. Ha a címzettel első alkalommal vesszük fel a kapcsolatot, akkor foglald össze, hogy miért nyissa meg ezt a levelet.

A címzett

Ha először veszed fel a kapcsolatot a címzettel, akkor a legkorrektebb megszólítás szerintem a Kedves (Keresztnév),. Szerintem bőven elegendő, ha a címzettet csak a keresztnevén szólítod meg. Ha nem vagy teljesen biztos a címzett keresztnevében (pl. Márton Tamás), akkor nyugodtan írd ki a teljes nevét. Mikor válaszolni fog, már tudni fogod.

Ha az aláírásában becenevet találsz, legközelebb nyugodtan szólítsd a becenevén, érezd magad feljogosítva.

A címzett mezőt használd körültekintően! Címzettnek mindig azt a személyt add meg, akinek dolga lesz a levéllel. Ha több személynek szeretnéd elküldeni a levelet, de nem mindenki közvetlenül érintett, akkor használd a másolat (cc – azaz Carbon Copy) mezőt. Így a többiek is értesülni fognak az információról, és nyomon követhetik a threadet.

A titkos másolatot akkor érdemes használni, ha egy információ több személynek is fontos, de nem ismerik egymást, nincsenek kapcsolatban. Például te vagy egy esemény szervezője, de nem szeretnél mindenkinek külön írni egy-egy sablon levelet, akkor a további címzetteket tedd a titkos másolat mezőbe (bcc – azaz Blind Carbon Copy).

A válasz

Minden levélre illik válaszolni! Ha tudod, hogy csak néhány nap múlva fogsz tudni érdemben foglalkozni egy levél tartalmával, akkor írd meg, hogy hozzávetőlegesen mikorra számíthat a válaszodra.

Ha viszonylag kevés emaillel van dolgod, ne feltételezd azt, hogy a másik fél is kevés emailt kezel naponta. Ne sürgesd a válaszadót, de finoman jelezd, hogy mikorra szeretnél választ kapni. A tegnapra nem egy jópofa komment.

A válasz mindenkinek funkció szuper hasznos, ha tudod is használni. Akkor nyomj rá, ha biztos vagy benne, hogy mindenkire vonatkozik a válaszod, különben csak felesleges levélforgalmat generálsz, és a többi felet egy idő után elkezded majd idegesíteni. Ha elhagyható a több címzett, akkor csak annak küldd, akivel tartanod kell a kapcsolatot. Onnantól az az ő felelőssége lesz, hogy tájékoztassa a kollégáit vagy a feletteseit.

Az email tartalma

Ha Gmailt használsz, kapcsold ki az egyszerű szöveges módot (plain text), hogy hozzáférj egyéb formázási lehetőségekhez (félkövér, dőlt, pontozott vagy számozott listák és egyéb színezési megoldások).

Viszont ügyelj arra, hogy ne nagyon változtasd meg az email kliens alap sablon dizájnját. Ne változtass betűtípust, betűszínt, mert borzasztó zavaró lehet a másik félnek, főleg ha sok különböző emailt olvas el egy nap.

Ne csatolj nagy mellékleteket!

Senki sem szeret több tíz megabájtos fájlokat pakolgatni egyik mappából a másikba. Használj felhőtárhelyet és oszd meg a címzettel a linket, ha neki az adott fájlra csak egy megtekintésig van szüksége. Ha mindenképp mellékletet kell küldened, akkor csatold előre! Hányszor volt már olyan veled, hogy elfelejtetted csatolni, de mégis hivatkoztál rá a szövegben?

Ha nem vagy biztos abban, hogy a mellékletet tudja fogadni a címzett, akkor használhatsz valamilyen fájlküldő szolgáltatást is. Ilyen lehet a WeTransfer.

Ha közösen fogtok egy bizonyos dokumentum szerkesztésébe, akkor törekedj arra, hogy a címzett által használt formátumot, programot használd. Ha Google Docs-ot küldd neked, ne mentsd le és folytasd a munkát Wordben a OneDrive-odon.

Használj email aláírást!

Az email aláírásod ne legyen hosszabb, mint az egész leveled. Nyilván kivételt képeznek az 1-2 szavas válaszok (Rendben! Köszönöm!, stb). Legyen profi, sugalljon magabiztosságot.

Mit tartalmazhat?

  • Teljes neved vagy beceneved – azaz amin szeretnéd, ha szólítanának
  • Munkaköröd, beosztásod
  • Email címed, egyéb elérhetőséged, ha publikus (pl. az én aláírásomban nem találsz telefonszámot)
  • Weboldal elérési útvonala
  • Esetleg LinkedIn profilod elérhetősége
  • Bizalmas információ sablonszöveg: Ne lepődj meg, ha multiktól ilyet látsz egy aláírásban

Mit ne tartalmazzon?

  • Sablon szövegeket: “Gondoljon a környezetre mielőtt kinyomtatja ezt a levelet!” – Nagy vállalatoknál ez még jó kis gag lehet, de freelancerként kicsit fura lenne.
  • A logót, a profilképet és egyéb social ikonokat, érdemes lehet kerülni. A levelező kliensek spam szűrője megfoghatja a leveled.

Milyen a jó lezárás?

Nagyon nagy eséllyel növelheted a válaszadási hajlandóságot és a gyorsaságot, ha a búcsúzásod tartalmazza a köszönöm szót, például:

  • Köszönettel,
  • Várom visszajelzésed,
  • Köszi előre is,

Az email aláíráshoz pro tipp: A Gmail beállításai között az Általános fülnél görgess az Aláírás részhez. Itt pipáld be a következőt:

“Az aláírás beszúrása a válaszokban az idézett szöveg elé, és az előtt lévő “–” sor eltávolítása.”

Ezt érdemes bepipálni!

Mire jó ez? Ilyenkor az aláírásod hozzátartozik az email törzsszövegéhez. Ha egy hosszú threadben kell információkat visszakeresni, akkor nem alul lesz összesűrítve az összes aláírás. Egy próbát megér, nekem bevált.

Időzítés

Ne küldj éjjel és vállalhatatlan időpontokban emailt! Nem tudhatod, hogy a címzett milyen értesítési beállításokat használ. Simán lehet, hogy nem kapcsolta DND módba a telefonját és éjjel fel fogod ébreszteni. Kellemetlen. Használd az email kliens időzítés funkcióját! Ha el szeretnéd kerülni, hogy túl egyértelmű legyen az időzítés, akkor adj meg random időpontokat.

Tehát ne 08:00 vagy 17:00 órára időzítsd a választ. A 8:17 máris természetesebbnek tűnik, nem?

Az időzítésnél arra érdemes vigyázni, hogy ne legyen túl távoli. A címzett közben írhat még 1 emailt.

További tippek

  • Helyesírás! Remélem ezt nem szükséges túlmagyaráznom. A nyelvtan, a helyesírás és a javaslatok funkció legyen bekapcsolva Gmailben.
  • Ha angolul írsz levelet, szuper kiegészítő lehet a Grammarly, ami Google Chrome add-onként is működik.
  • Ha mobilról írsz, akkor is használj ékezeteket! Egy hosszú emailt ékezetek nélkül végigolvasni kínszenvedés.
  • Ne használd túl a CAPS LOCK-ot a szövegtörzsben, ha csak nem kiabálsz.
  • Ne kérj be bizalmas információkat emailben, és ne is adj meg ilyet. Hosszabb munkakapcsolatnál vagy szerződés után persze bátran.

Egyelőre ennyi jutott eszembe, de a hétköznapi munka során biztos bele fogok még futni hasonlókba, és frissíteni fogom a cikket! Ha nálad felmerül bármi más gyakorlati tipp, oszd meg kérlek kommentben!

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük

Nem tetszik

Kérlek mondd el, mi nem tetszett a cikkben, hogy minél előbb javíthassam! Minden meglátás szuper hasznos.

Tetszik

Örülök, hogy tetszett a cikk! Bármi komment, visszajelzés? Minden meglátás szuper hasznos.